Meer efficiëntie, minder administratieve romspslomp? Zo begin je eraan

Wil je sneller en efficiënter werken in jouw bouwbedrijf? Jouw administratie vereenvoudigen? Dan kunnen digitale tools helpen. Maar hoe begin je eraan? En hoe zorg je ervoor dat je resultaten boekt die er écht toe doen? We helpen je op weg.

Digitaliseren is geen doel op zich maar een middel dat helpt om jouw bedrijf gezonder, efficiënter en beter te maken. Maak daarom eerst een analyse van jouw bedrijfsvoering. Wat is heel tijdrovend? Wat kan beter? Breng de pijnpunten in kaart. We denken bijvoorbeeld aan de facturatie, waarbij meerwerken niet altijd gefactureerd worden. Of de facturatie die op zich laat wachten omdat er onduidelijkheid is over de juiste materiaalhoeveelheden inzake de meerwerken.

Wat wil ik bereiken?

Vergaloppeer je niet. Pak niet alle verbeterpunten tegelijk aan. Maak een prioriteitenlijstje.

Verdeel de doelstellingen in categorieën: welke pijnpunten hebben de grootste impact? Dat kan op financieel vlak zijn, qua tijdsbesteding, naar klantentevredenheid toe… En welke vergen de meeste inspanningen? Op basis daarvan maakt je een rangschikking (zie schema) waarmee je aan de slag kan.

Kies voor de zogenaamde ‘quick wins’. Daar start je mee. Begin met één pilootproject. De rest volgt later wel.

Je hebt jouw eerste doelstelling te pakken? Fijn, formuleer ze nu ‘smart’. Maak ze:

• Specifiek: waar gaat het precies over?

• Meetbaar: binnen de hoeveel tijd moet dat gebeuren?

• Acceptabel: krijg je jouw medewerkers, klant of leverancier wel mee in zo’n verhaal?

• Realiseerbaar: is het niet te dromerig, of is het wel uitdagend genoeg?

• Tijdsgebonden: tegen wanneer wil ik die doelstelling halen?

Waarom loopt het nu fout?

Je hebt nu een pilootproject, met een concreet doel, dat je slim geformuleerd hebt. Hoe komt het dat je die doelstelling nu niet haalt? Maak een analyse. Waar loopt het fout? Breng het hele proces in kaart, van begin tot eind.
Hoe komt het bijvoorbeeld dat een klant meerwerken protesteert? Door alles op een tijdslijn uit te zetten wordt duidelijk dat het bijvoorbeeld op meerdere punten fout loopt:

• Er is geen (ondertekende) bestelbon voor de meerwerken.

• Facturen of bons van de bouwhandel blijven achter.

• De administratief medewerker is niet op de hoogte van wat er effectief is uitgevoerd.

Hoe haal ik mijn doelstelling?

Hoe ga je best op zoek naar verbetermaatregelen? Bekijk eerst welke (digitale) oplossingen kunnen helpen om jouw doelstelling te bereiken. Dan bekijk je welke geschikt zijn voor jouw bedrijf. Dat kan door de oplossingen opnieuw visueel in kaart te brengen, door ze te waarderen naargelang hun impact en de haalbaarheid.
Resultaat? Je weet waar de prioriteiten liggen, en waar je kan beginnen.

Als laatste fase maak je een planning. Plak een concrete timing op de implementatie van jouw oplossing(en). Doe je dat niet, dan is het risico groter dat je blijft hangen bij de eerste stap, het laaghangend fruit, en de nodige digitale transformatie voor jouw bedrijf dode letter blijft.
Blokkeer bijvoorbeeld tweewekelijks een vast moment in jouw agenda om facturen te maken.

Tips

• Cpro, de calculatiemodule van Buildwise, biedt de mogelijkheid om meerwerken toe te voegen aan de offerte.

• Investeer in een tablet voor op de werf. Dan kan je een digitale werkbon ook ter plekke invoeren. En de meerwerken komen meteen in beeld op het moment dat je de offerte van de klant oproept, als je later op kantoor de factuur opmaakt.

Het geheel van calculeren, factureren, klanten opvolgen, prospecten opvolgen… vraagt heel wat tijd. Een totaalpakket is een oplossing op lange termijn waarin al die zaken op elkaar afgestemd zijn. Win advies in bij verschillende aanbieders om naar een breder pakket en een meer gestructureerde aanpak over te schakelen.

Stuur bij waar nodig

Tot slot: bouw bij de implementatie van digitale technologieën enkele mijlpalen in. Plan van bij de start evaluatiemomenten en stuur bij waar nodig. Volg op of de tool effectief gebruikt wordt en het doel bereikt.

3, 2, 1, start!

Wil je zelf aan de slag gaan? Maak dan gebruik van het handige sjabloon dat Bouwunie ontwikkelde in samenwerking met Buildwise. Ontdek het op bouwunie.be/digitaal. Je vindt er ook een bouwmemo met dit stappenplan, uitgebreid met nog meer praktische tips.