Verplichte E-facturatie voor bedrijven in 2024 en 2026

Vanaf 1 maart 2024 is het gebruik van E-facturatie (ook E-invoicing genoemd) verplicht voor openbare aanbestedingen met een waarde boven €3000, exclusief btw. En vanaf 1 januari 2026 zal deze verplichting worden uitgebreid naar alle zakelijke transacties tussen bedrijven, ook wel bekend als B2B. Het is van cruciaal belang om tijdig te starten met de overgang naar E-facturatie om onaangename verrassingen te voorkomen.

Wat houdt E-facturatie in?

E-facturatie of E-invoicing, omvat de volledig elektronische uitwisseling van factuurgegevens, zowel voor inkomende als uitgaande facturen. Het is belangrijk op te merken dat elektronisch hier niet gelijkstaat aan digitaal: een pdf- of Excel-bestand voldoet niet aan de E-facturatiestandaarden. E-facturen zijn samengesteld uit codeertaal, wat ervoor zorgt dat ze altijd voor 100% worden herkend. Een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt.

De voordelen van E-facturatie:

• Een grotere efficiëntie zowel voor de inkomende als de uitgaande facturatiestroom.

• Een snellere verwerking van de facturen omdat er minder manuele verrichtingen meer nodig zijn.

• Een beter beheer van de financiële middelen. Goede praktijken in de Vlaamse overheid tonen aan dat de leveranciers heel wat sneller en binnen de betaaltermijn worden betaald.

• De e-facturatie is geen doel op zich, maar een onderdeel in de volledige digitalisering van de aan- en verkoopketen.

• Klaar zijn voor e-facturatie naar één klant, betekent door de standaardisering vandaag ook dat een bedrijf meteen klaar is voor e-facturatie naar al zijn klanten.

• E-facturatie heeft een hoge veiligheid en betrouwbaarheid.

• De e-factuur is bovendien duurzamer! Er is geen papier en geen transport meer nodig.
  

Gratis overheidsplatformen voor E-facturatie

Om bedrijven te ondersteunen bij deze overgang, bieden overheden een gratis systeem aan waarin klassieke facturen handmatig kunnen worden omgezet naar E-facturen. Dit dient echter slechts als noodoplossing voor sporadisch gebruik tijdens de overgangsperiode. Voor een systematische aanpak wordt geadviseerd contact op te nemen met uw boekhouder of uw softwareleverancier van het boekhoudpakket.

Gratis platformen van de overheid:

• Mercurius te vinden op: Mercurius (belgium.be)

• Hermes te vinden op: Hermes (hermes-belgium.be)

De implementatie van E-facturatie is een stap naar een efficiëntere en gestroomlijnde facturatie binnen het bedrijfsleven. Bedrijven worden aangemoedigd om zich goed voor te bereiden op deze veranderingen om tijdig aan de wettelijke vereisten te voldoen.