Algemeen beleid inzake gegevensbescherming Borgstellingskas Bouwunie

GEMEENSCHAPPELIJKE BORGSTELLINGSKAS VAN DE BOUWUNIE CVBA (verder “BORSTELLINGSKAS BOUWUNIE” of “wij”) neemt uw rechten bij gegevensverwerking ernstig. In deze verklaring legt BORSTELLINGSKAS BOUWUNIE uit hoe het uw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en gebruikt. Ze vormt aldus het algemene beleid van BORSTELLINGSKAS BOUWUNIE op het vlak van gegevensbescherming.

De verantwoordelijke voor de verwerking is GEMEENSCHAPPELIJKE BORGSTELLINGSKAS VAN DE BOUWUNIE CVBA, Marie Theresialaan 35 te 1800 Vilvoorde, ingeschreven in KBO onder nummer 0403.254.239.

Voor vragen bij deze verklaring en ons beleid kan u steeds contact opnemen met het aanspreekpunt gegevensbescherming op privacy@borgstellingskas-bouwunie.be. Voor vragen die meer zijn dan een vraag om inlichtingen kunnen wij u vragen u te identificeren, zodat wij zeker zijn dat wij de gevraagde informatie en gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Wanneer verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens over een natuurlijke persoon die is of kan worden geïdentificeerd. Hoewel wij in vele gevallen gegevens verzamelen en verwerken over rechtspersonen, verwerkt BORGSTELLINGSKAS BOUWUNIE toch ook gegevens over natuurlijke personen.

Wij verwerken in eerste instantie gegevens over onze leden. Die leden zijn ondernemingen, maar die zijn natuurlijke personen (eenmanszaken) of worden vertegenwoordigd door natuurlijke personen (als contactpersoon of aanspreekpunt). Hun gegevens verwerken wij als ze toetreden tot de BORGSTELLINGSKAS BOUWUNIE en telkens wanneer ze een borgstelling aanvragen.

Daarnaast verzamelen en verwerken wij de gegevens over de natuurlijke personen die de begunstigde zijn van de borgstelling, in het kader van de door onze leden gevraagde borgstelling.

Daarnaast verwerken wij ook de persoonsgegevens van natuurlijke personen die goederen en producten leveren of die rechtspersonen vertegenwoordigen die goederen en producten leveren.

Tot slot worden er ook gegevens verwerkt bij het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige documenten.

Welke gegevens verzamelen en verwerken wij?

Het gaat over de gegevens die ons worden meegedeeld en die wij nodig hebben voor het beheer van de toetreding tot onze organisatie, zoals naam, adres, e-mailadres en andere contactgegevens (zoals telefoon- en GSM-nummer), alsook professionele gegevens, zoals het bedrijf dat men vertegenwoordigt, de bedrijfsnaam en het BTW-nummer en alle gegevens in verband met de activiteit die relevant zijn voor de borgstelling. Het gaat om de gegevens die ons rechtstreeks wordt bezorgd, via de aanvraag om toetreding.

De gegevens van begunstigden verkrijgen wij altijd via de leden die bij ons een borgstelling aanvragen. Deze gegevens zijn beperkt tot de identificatiegegevens en de gegevens van de werf waarover het gaat. Zij worden geïnformeerd bij de bevestiging van de borgstelling.

In de gevallen waarin de borgstelling moet worden meegedeeld aan de Deposito- en Consignatiekas, omvat dit ook het Rijksregisternummer.

Financiële gegevens moeten worden verwerkt in het kader van de boekhouding. Gegevens over functie en activiteiten worden verwerkt in het kader van communicatie of public relations.

Wij verzamelen deze gegevens bij het invullen van papieren formulieren en/of wanneer dat elektronisch gebeurt, op onze website, en zelfs telefonisch.

Voor welke doeleinden verzamelen en verwerken wij gegevens?

De verkregen gegevens verwerken wij voor ons ledenbeheer, alsook om aan onze leden een borgstelling toe te kennen.

Ten aanzien van leveranciers verwerken wij de gegevens voor leveranciersbeheer. Financiële gegevens worden verwerkt in het kader van de boekhouding. Tot slot verwerken wij gegevens mogelijks met het oog op netwerking voor het doeleinde communicatie.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van gegevens?

In beginsel verzamelen en verwerken wij de gegevens op basis van de contractuele relatie die wij met de betrokkene hebben als gevolg van zijn/haar lidmaatschap (toetreding) en/of de borgstelling die hij/zij bij ons aanvraagt. Dat is ook de grondslag voor de verwerking van gegevens over leveranciers en voor de boekhoudkundige verwerking. Wij vestigen er de aandacht op dat de contractuele relatie inhoudt dat wij zonder deze gegevens het contract of lidmaatschap niet naar behoren kunnen uitvoeren.

De verwerking van de gegevens van begunstigden van een borgstelling is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om activiteiten als borgsteller uit te oefenen, ten gunste van diezelfde begunstigden.

Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, bijvoorbeeld omdat de overeenkomst is gesloten met een rechtspersoon, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als organisatie, in het bijzonder om activiteiten als borgsteller te ontwikkelen. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze belangen en deze van de betrokkene een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door een recht van verzet toe te kennen. Deze grondslag is met name van toepassing als er gegevens worden verwerkt over natuurlijke personen die een rechtspersoon vertegenwoordigen, als borgsteller dan wel als leverancier.

Worden gegevens meegedeeld aan derden?

De gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt in het kader van het ledenbeheer, het beheer van de borgstellingen, het leveranciersbeheer, de boekhouding en communicatie.

Mits uitdrukkelijke toestemming kunnen de gegevens van leden worden gedeeld met BOUWUNIE met het oog op communicatie in verband met de activiteiten van BOUWUNIE.

De gegevens kunnen voor bepaalde punctuele diensten of opdrachten worden doorgegeven aan verwerkers waar wij een beroep op doen, zij het altijd onder onze controle.

Soms zijn wij verplicht om gegevens over de betrokkene door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of wanneer overheidsinstanties het recht hebben bij ons gegevens op te vragen. Dit gebeurt met name in het kader van de borgstelling.

De gegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen of internationale organisaties. Als dat gebeurt in het kader van cloud services, nemen wij de nodige maatregelen om uw gegevens te beschermen, in voorkomend geval via opname in de contracten met de betrokken providers.

Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren de gegevens zolang dat nodig is voor het beheer van het lidmaatschap, het beheer van de borgstelling of de leveranciersrelatie, of nog zolang de betrokkene lid, borgsteller of leverancier is. Na het einde van deze relatie bewaren wij de gegevens nog gedurende 10 jaar. In deze periode van passief beheer zijn de gegevens maar beperkt toegankelijk.

De gegevens van natuurlijke personen die met ons contact opnemen, worden bewaard zolang dat nodig is om te antwoorden. Gaat het om gegevens van interessante personen, dan bewaren wij deze zolang de betrokkene goodwill kan creëren voor onze organisatie.

De rechten van betrokkenen

Betrokkenen kunnen de gegevens die wij over hen verwerken, steeds inkijken en, indien nodig, laten verbeteren of wissen Daartoe volstaat het dit aan te vragen via privacy@borgstellingskasbouwunie.be, mits bewijs van identiteit. Dat bewijs vragen wij om te verhinderen dat de gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft.

Wie het niet eens is met de manier waarop wij hun gegevens verwerken, kan steeds contact nemen of zelfs een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, via contact@apd-gba.be of via Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.

Wijzigingen

BORGSTELLINGSKAS BOUWUNIE behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. Wijzigingen zullen via de website aan gebruikers worden gemeld.