Eenvoudige administratie in de bouw

Verlies zo weinig mogelijk tijd met je administratie door te digitaliseren, je zal merken dat het veel vlotter gaat dan met Excel of op papier. Lees hier hoe VDS de administratie heeft vereenvoudigd door te digitaliseren.

VDS bvba uit Gentbrugge is de regionale referentie in particuliere renovatie. De jonge tweelingbroers Niek en Thomas Vanderstraeten barsten van het enthousiasme en dat werpt zijn vruchten af. VDS bvba zweert bij continu coördinatie, open communicatie, flexibele onderaannemers en eigen rollend materieel. Een professionele aanpak die aanslaat meent Thomas: "Op onze werven wordt er flink doorgewerkt, zonder hinder voor de klant."

Snelgroeiende facturatie

"We zijn het renovatiepunt van de streek, met 4 mensen op kantoor en zo’n 15 mensen op de werven." Teamleader kwam als geroepen. "Vroeger deden we alles in Excel, maar we hadden geen overzicht van de facturatie. Geen openstaand saldo, geen snelle link met de gemaakte offertes etc. Het systeem draait nu enkele jaren en binnenkort werken we ook met nacalculaties en winstberekeningen." Niek beaamt: "Het inwerken liep vlot, je moet er uiteraard voor open staan en leergierig zijn. We staken er het voorbije boekjaar in om het in de vingers te krijgen. De grafieken gaven meteen een strak overzicht."

Heldere werkstructuur

De offertemodule levert intussen goed werk. Thomas: "Een goede grafische indeling is cruciaal. Ons logo zorgt voor uniformiteit en herkenbaarheid, terwijl de prijzen netjes staan uitgelegd in mensentaal. Dat zorgt voor een persoonlijke, vertrouwde indruk, net zoals wijzelf in het leven staan." Niek: "Dat past in onze werkstructuur, die zodanig is opgezet dat de werklast vertienvoudigd kan worden. En dat Thomas verder kan mocht ik plots wegvallen." De VDS-broers geloven in gestructureerde eenvoud. Niek: "De opmeting en offerteaanvraag meteen verwerken, het dossier bijhouden, de werfwerken uitvoeren met de bijhorende agenda’s en betalingen etc."

Continue coördinatie

De werkdagen beginnen vroeg, zegt Thomas: "Elke ochtend maken we onze facturen in alle rust en checken we de betalingen. Teamleader is de max van een systeem, gebruiksvriendelijk en tijdsbesparend." Niek: "Het is bijna ons dagboek geworden. Op het einde van de dag geven onze mensen hun uren en materialen door. De facturen worden in 1 beweging aangepast en we zien of er sprake is van meerwerken." Een kwestie van vertrouwen. "Bij een pak klanten voerden we al werken uit, daar werken we aan uurtarief in plaats van grotere forfaits."

Mobiel up to date

Automatische betalingsherinneringen zijn nog niet aan de orde. Thomas: "Een belletje is voldoende. De klant ontvangt wel een automatische mail wanneer hij betaalt, goed voor de duidelijkheid." Niek: "Ik volg het betalingsverkeer zelfs via mijn smartphone, ook op reis (glimlacht)." De combinatie met het vaderschap zorgt er voor dat we soms op verplaatsing werken." Vanuit het systeem, dat spreekt: "We gaan de 0800-lijn aansluiten op het systeem, zodat we vanuit de browser bellen en registreren." Niek & Thomas, verwanten in vooruitgang. "Teamleader gebruiken we nog maar 20 à 30%, toch staan we er 300% achter."

Wil je zelf ontdekken hoe je de administratie in je bouwbedrijf kan vereenvoudigen? Probeer Teamleader dan gratis gedurende 14 dagen hier uit. Zonder verplichtingen!
Bouwunieleden profiteren bovendien van 10% korting op een jaarlicentie.